Как правильно работодателю компенсировать свои расходы на выплату пособий для будущей или молодой мамы

Tags | География: Федерация | Тема: Пособия | Тип: Статья

Достаточно часто счастливая будущая мама спокойно работает у своего работодателя, дожидается времени ухода в отпуск по беременности и родам, приносит работодателю больничный лист на данный отпуск…. А работодатель говорит – нету у меня денег на выплату тебе пособия. Нету денег. Кризис, клиенты не платят, даже на зарплату денег нет, а ты и вовсе работать не будешь, а денег хочешь…
Неужели будущая или молодая мама совсем никак не защищена в такой ситуации? Ведь действительно – денег нет…
Но все не так плохо. Существует механизм, позволяющий защитить интересы «декретницы» в условиях отсутствия денег у большой компании или в условиях, когда ее работодатель не уплачивает единый социальный налог – а следовательно, и взносы в Фонд социального страхования в составе данного налога.
Рассмотрим подробнее, что же должен сделать работодатель, чтобы компенсировать свои законные расходы на пособия.

Источник выплаты пособий для будущей и молодой мамы

Статьей 4 Федерального закона от 19 мая 1995 года N 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей» закреплена норма о том, что лицам, подлежащим обязательному социальному страхованию, выплата государственных пособий гражданам, имеющим детей (пособия по беременности и родам, единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности, единовременного пособия при рождении ребенка, ежемесячного пособия по уходу за ребенком), производится за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации.
Следовательно, любые работодатели (большие компании, маленькие компании, индивидуальные предприниматели) производят выплату перечисленных видов пособий не за свой счет, а за счет средств Фонда социального страхования. Это прямо установлено законом.
Конкретный механизм получения средств из Фонда социального страхования установлен особым нормативным документом – Инструкцией о порядке учета и расходования средств обязательного социального страхования, которая была утверждена постановлением Фонда социального страхования Российской Федерации от 9 марта 2004 года N 22 (зарегистрирована в Министерстве юстиции РФ 2 апреля 2004 г. N 5710, а поэтому является полноценным нормативным документом, а не просто разъяснением или мнением).
Пункт 2.1. Инструкции 22 еще раз подчеркивает, что «за счет средств обязательного социального страхования страхователи, выступающие в качестве работодателей, осуществляют расходы на выплату работникам пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при усыновлении ребенка, единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности, единовременного пособия при рождении ребенка, ежемесячного пособия на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет, социального пособия на погребение либо возмещение стоимости гарантированного перечня услуг по погребению специализированной службе по вопросам похоронного дела, оплату дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом или инвалидом с детства в возрасте до 18 лет».

Если деньги на пособия все равно получаются из ФСС, может быть, можно самой будущей маме получить эти деньги в ФСС, без работодателя?

Это важно! Пунктом 2.2. Инструкции 22 установлено, что выплата пособий по обязательному социальному страхованию производится страхователем-работодателем в порядке и на условиях, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации по вопросам обязательного социального страхования, на основании документов, подтверждающих право работника на получение соответствующего пособия. И специально подчеркивается (пункт 2.4. Инструкции 22), что расходы по обязательному социальному страхованию осуществляются страхователями-работодателями независимо от форм собственности через их бухгалтерии.
Поэтому придти в Фонд социального страхования самой работнице и получить свои пособия непосредственно в Фонде социального страхования совершенно невозможно – такой механизм попросту не предусмотрен законодательством.
Ответственность за правильность расходования средств обязательного социального страхования несет администрация страхователя в лице руководителя и главного бухгалтера (тот же пункт 2.4 Инструкции).

Как система налогообложения работодателя влияет на выплату пособий?

Часто работодатели говорят своим работницам-будущим мамам вот такие вещи:
- «Я ИП, а поэтому не обязан платить никаких пособий»;
- «У нас упрощенка (как вариант – вмененка), мы не платим взносы в ФСС и не оплачиваем никакие больничные и декретные».
Неужели это правда и все молодые мамы, занятые в маленьких компаниях, в розничной торговле, в общественном питании, в парикмахерских и других организациях «бытовки», да и в любом другом бизнесе, который организован индивидуальным предпринимателем или это маленькая организация, не имеют никакого законного права на получение пособий по беременности и родам и остальных «детских» пособий, а могут рассчитывать только на милость работодателя?
Нет. Это не так.
Давайте посмотрим, как система налогообложения действительно влияет на пособия.

Общая система налогообложения

И организации, и индивидуальные предприниматели могут в своей деятельности применять так называемую общую систему налогообложения, для которой основным налогом является налог на прибыль организаций (для ИП – налог на доходы физических лиц). При этой системе налогообложения работодатель уплачивает с суммы заработной платы работника так называемый ЕСН (единый социальный налог), в состав которого действительно отдельной суммой входят взносы в Фонд социального страхования.
В пункте 2.5. Инструкции 22 указано, что страхователи-работодатели, являющиеся плательщиками единого социального налога, осуществляют расходы по обязательному социальному страхованию (в том числе, соответственно, и оплату пособий, связанных с беременностью и родами) в счет начисленного единого социального налога, подлежащего зачислению в Фонд.
То есть для общей системы налогообложения механизм получается такой:
1) предприятие рассчитывает заработную плату, а определив размер заработной платы, рассчитывает сумму единого социального налога, в том числе сумму, уплачиваемую в Фонд социального страхования;
2) предприятие рассчитывает сумму пособий, полагающихся будущей или молодой маме в данном месяце;
3) предприятие выплачивает сумму пособий будущей или молодой маме;
4) предприятие вычитает сумму пособий из суммы налога, уплачиваемой в Фонд социального страхования;
5) предприятие уплачивает налог в Фонд социального страхования в размере, уменьшенном на сумму выплат будущей или молодой маме.
Становится понятным, что такой механизм удобен для компаний, имеющих большую численность персонала (еще лучше, если в компании будет работать много мужчин, не уходящих в декрет). У таких компаний сумма начисленного налога, который должен быть уплачен в Фонд социального страхования, будет скорее всего больше, чем сумма выплат, полагающихся «декретницам» и молодым мамам.
Но вполне может быть и такое: компания или ИП применяют общую систему налогообложения, но это маленькая компания с небольшим числом сотрудников, получающих не очень высокую заработную плату. Так как у такой компании фонд заработной платы невелик, соответственно, и сумма налога, которую рассчитывают для уплаты в Фонд социального страхования, также невелика. (Справочно: в ФСС начисляется 2,9% от фонда заработной платы.) Что же делать, если расходы на выплату пособий будущим и молодым мамам при такой системе налогообложения будут больше, чем взносы в ФСС?
Инструкция 22 в пункте 2.5 рекомендует поступить так:
«В случае превышения суммы расходов по обязательному социальному страхованию над суммой начисленного единого социального налога, подлежащего зачислению в Фонд, а также страхователям, имеющим налоговые льготы по уплате единого социального налога в соответствии с пунктом 1 статьи 239 части второй Налогового кодекса Российской Федерации, средства на осуществление (возмещение) расходов по обязательному социальному страхованию выделяются отделением (филиалом отделения) Фонда в порядке, установленном пунктом 3.3 настоящей Инструкции.»
Давайте посмотрим на примере.
Допустим, организация (ООО) применяет общую систему налогообложения. В организации работает 5 человек, два человека получают заработную плату в размере 25000 рублей каждый ежемесячно, два человека – по 15 000 рублей ежемесячно, один сотрудник – 8 000 рублей ежемесячно.
В отпуск по беременности и родам уходит сотрудница, заработная плата которой составляет 15 000 рублей в месяц. Соответственно, сумма пособий по беременности и родам составит (примерно) 69 000 рублей. Эти пособия не превышают установленный максимальный размер пособия, а значит, должны полностью компенсироваться за счет средств Фонда социального страхования.
Размер фонда заработной платы на предприятии составляет: 25 000 х 2 + 15 000 х 2 + 8000 = 88000 рублей в месяц. Следовательно, сумма взносов в Фонд социального страхования в составе единого социального налога составляет: 88000 х 2,9% = 2552 рубля.
Таким образом, для выплаты пособия по беременности и родам вместо уплаты налога нашей сотруднице у предприятия не хватит: 69000 – 2552 = 66448 рублей.
Следовательно:
- за счет средств налогов, уплачиваемых в данном месяце в Фонд социального страхования, можно возместить 2552 рубля;
- остальные средства для выплаты пособия нужно запросить в Фонде социального страхования. (Как это сделать – посмотрим далее.)

Специальные налоговые режимы (упрощенная система налогообложения, ЕНВД («вмененка»), единый сельскохозяйственный налог)

Если работодатель уплачивает налоги в соответствии с так называемыми специальными налоговыми режимами (они перечислены выше), то он уплачивает налоги на заработную плату совершенно по-другому. Действительно, такой работодатель не платит единый социальный налог и не платит в составе этого налога взносы в ФСС.
Однако на самом деле и этот работодатель уплачивает взносы в ФСС – просто он их, как ни странно, не видит. Потому что в ФСС уплачивается часть единого налога, уплачиваемого в вязи с применением специального налогового режима. Делает такое перечисление казначейство - бухгалтер или руководитель такого предприятия этих взносов отдельно суммой не проводят.
Но такая особенность уплаты взносов приводит к тому, что у данного работодателя вообще не образуется никаких средств, из которых вместо уплаты налога можно заплатить пособие (в нашем примере эти средства – 2552 рубля).
Что делать в этом случае – подсказывает пункт 2.6 Инструкции 22:
«Страхователи-работодатели, уплачивающие единый сельскохозяйственный налог, единый налог на вмененный доход для отдельных видов деятельности или перешедшие на упрощенную систему налогообложения, если они не уплачивают добровольно в Фонд страховые взносы на социальное страхование работников на случай временной нетрудоспособности, осуществляют расходы по обязательному социальному страхованию за счет средств, выделяемых отделением (филиалом отделения) Фонда в порядке, установленном пунктом 3.3 настоящей Инструкции.»
Значит, получается, что если работодатель из нашего примера применяет специальный налоговый режим, он будет запрашивать в Фонде социального страхования всю сумму пособия по беременности и родам для своей работницы – 69 000 рублей. Ничего из сумм каких-либо налогов в этом случае не вычитается.

Самое интересное – так как же получить дотацию в ФСС?

Правила запроса средств на выплату пособий в Фонде социального страхования определены пунктом 3.3 Инструкции 22. Посмотрим сначала на текст этого пункта, а затем разберемся с «трудностями перевода»:
«3.3. Выделение средств страхователям-работодателям, указанным в пункте 3.2 настоящей Инструкции, осуществляется отделением (филиалом отделения) Фонда на основании следующих документов:
письменного заявления страхователя;
расчетной ведомости по средствам Фонда социального страхования Российской Федерации (форма 4-ФСС РФ) и (или) отчета по страховым взносам, добровольно уплачиваемым в Фонд социального страхования Российской Федерации отдельными категориями страхователей (форма 4а-ФСС РФ) за отчетный период или промежуточной расчетной ведомости по средствам Фонда за соответствующий календарный месяц, подтверждающей начисление расходов по обязательному социальному страхованию;
копий платежных поручений, подтверждающих уплату за соответствующий период единого социального налога (кроме страхователей, имеющих льготы по уплате единого социального налога), единого сельскохозяйственного налога, единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности или единого налога, уплачиваемого при упрощенной системе налогообложения;
заверенных надлежащим образом копий документов, подтверждающих обоснованность и правильность расходов по обязательному социальному страхованию. Копии документов, подтверждающих обоснованность и правильность расходов по обязательному социальному страхованию, предоставляются при обращении за выделением средств на осуществление (возмещение) расходов по обязательному социальному страхованию страхователями, имеющими льготы по уплате единого социального налога, страхователями, применяющими специальные налоговые режимы, а также по усмотрению отделения (филиала отделения) Фонда иными категориями страхователей.
При выделении средств страхователям-работодателям, являющимся плательщиками единого социального налога, в случае необходимости, отделение (филиал отделения) Фонда проводит документальную камеральную или выездную проверку.
Страхователи-работодатели, применяющие специальные налоговые режимы, в том числе и уплачивающие добровольно в Фонд страховые взносы на социальное страхование работников, дополнительно представляют копии платежных поручений, подтверждающих уплату указанных страховых взносов. Страхователи, имеющие налоговые льготы по уплате единого социального налога, по требованию отделения (филиала отделения) Фонда представляют также документы, подтверждающие наличие указанных льгот.
Отделение (филиал отделения) Фонда при выделении средств страхователям-работодателям, применяющим специальные налоговые режимы, и страхователям, имеющим льготы по уплате единого социального налога, проводит камеральную проверку представленных страхователями-работодателями документов.
Выделение средств страхователям-работодателям осуществляется по решению руководителя или заместителя руководителя отделения (филиала отделения) Фонда в двухнедельный срок после представления страхователем всех необходимых документов.»
Три перечисленных в этой статье вида предоставляемых документов совершенно понятны – для получения средств для выплаты пособий совершенно необходимо принести в Фонд:
- письменное заявление работодателя-страхователя, адресованное руководителю того филиала Фонда социального страхования, в котором этот работодатель стоит на учете. Такое заявление оформляется по обычным правилам оформления заявлений на бланке работодателя. В заявлении указывается сумма, которую работодатель запрашивает в ФСС, указывается, кому и на какие виды пособий будет уплачиваться соответствующая сумма. Также обязательно указать реквизиты расчетного счета работодателя – ведь возмещение средств Фондом социального страхования осуществляется только в форме безналичного платежа. Заявление подписывает руководитель организации и ее главный бухгалтер (лицо, ответственное за финансы);
- отчетную форму для ФСС (форму 4-ФСС РФ), в которой показана сумма средств, нужная работнику для выплаты пособий;
- копию платежного поручения, показывающего, что работодатель в соответствии со своей системой налогообложения уплатил в текущем году те налоги, в составе которых «спрятаны» взносы в ФСС. Представление этого документа совершенно понятно – Фонд должен убедиться, что работодатель по установленным законом правилам перечислил деньги в его бюджет. Потому что если таких взносов не уплачено, то есть работодатель не поучаствовал в формировании средств на выплату пособий – будет ли справедливым возмещать ему расходы?
Правда, из общего правила о том, что работодатель должен сначала уплатить взносы в ФСС, а потом уже запрашивать из Фонда средства на пособия, есть исключение. Если работодатель имеет задолженность по уплате единого социального налога и не может осуществлять выплату пособий по обязательному социальному страхованию работникам вследствие отсутствия средств на своих банковских счетах, по заявлению страхователя отделение (филиал отделения) Фонда может принять решение о выделении средств страхователю на указанные цели либо о выплате пособий по обязательному социальному страхованию отдельным работникам через сам Фонд. Доказать такую невозможность выплаты пособия работодатель может, представив в Фонд банковскую выписку о том, что денег на банковских счетах работодателя нет.
Однако, как мы видим, этими документами дело не заканчивается. Необходимо собрать и копии других документов – каких конкретно, не сказано. Но определено, что это должны быть документы, подтверждающие обоснованность и правильность расчетов, связанных с данным пособием.
Смотрим подробнее.

Документы, подтверждающие обоснованность расходов

Подтвердить обоснованность расходов – это значит, что работодатель должен показать Фонду социального страхования, что работник у него действительно работает, что работник не является подставным лицом, что работник действительно вносит экономически обоснованный вклад в деятельность предприятия.
Поэтому к документам, подтверждающим такую обоснованность, относятся прежде всего кадровые документы. Трудовая книжка подтверждает, что работник действительно работает. Приказ о приеме на работу, трудовой договор, штатное расписание подтверждают установленный работнику размер заработной платы. Больничный лист подтверждает, что работник действительно уходит в отпуск по беременности и родам. (Кстати, ФСС проверяет больничные листы очень тщательно. Если такой больничный выдаст врач-отоларинголог, он однозначно не будет принят к оплате просто потому, что больничный будет признан фальшивым. Сомнение возникнет, даже если плохо читается печать на больничном или плохо читается фамилия врача.)
Если у работника перед выходом в отпуск по беременности и родам был у работодателя очень небольшой стаж или работник нанимается на работу к ближайшему родственнику уже в явно беременном состоянии, работодателя, весьма вероятно, попросят подтвердить какими-либо фактами, что именно данный работник был работодателю необходим. Это сделано во избежание ситуации, когда, допустим, муж берет жену на работу на шестом месяце беременности, назначает ей высокую заработную плату и через месяц отпускает ее в декрет – фактически такие действия являются не трудовыми отношениями, а налоговой оптимизацией. Поэтому Фонд может попросить у работодателя должностную инструкцию этого работника, сведения о его образовании, сведения о заключенных им контрактах или другой фактической работе в течение этого времени.
Кроме того, эта совокупность документов поможет подтвердить и то, в правильный ли срок предъявляются работодателем документы. Например, невозможно выплатить пособие по беременности и родам мамочке, которая вспомнила про такой больничный, когда ребенку исполнилось три года. В этой ситуации срок на получение средств из ФСС уже пропущен.

Документы, подтверждающие правильность расходов

Подтверждение правильности расходов – это прежде всего проверка правильности расчета пособий.
Расчет пособия по беременности и родам вообще-то нужно делать на обратной стороне больничного листа. Но там очень мало места – просто невозможно подробно расписать, как получается у бухгалтерии работодателя тот или иной размер пособия. Поэтому такой расчет прикладывается в виде отдельного листка, в котором будет хорошо видно, каков расчетный период для расчета пособия, какие суммы заработной платы были работнику начислены за расчетный период, каким получился средний дневной заработок и окончательный размер пособия. По такому расчету работникам ФСС будет проще найти ошибку и подкорректировать размер пособия.

…и еще одно примечание о налогах

Мы видели выше, что при представлении в Фонд всех документов Фонд до перечисления денег проводит проверку работодателя. Когда проводится такая проверка, Фонд обязательно проверяет не только то, что связано с документами и расчетами. Обязательно будет проведена проверка и еще одного налога, который работодатель обязан уплачивать в Фонд социального страхования – взносов на обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве. Поэтому при представлении документов для получения средств из ФСС работодателю также нужно обязательно принести копию платежного поручения, подтверждающего факт уплаты в Фонд и этих (как правило, относительно небольших) сумм взносов.